Quando ocorre o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional? Como evitar?

O desenquadramento do sublimite do Simples Nacional é uma situação que pode pegar muitos empreendedores de surpresa, trazendo impactos diretos na gestão tributária e na regularidade do negócio. 

Por isso, vamos explicar de forma direta e acessível o que é o sublimite, quando ocorre o desenquadramento, quais as consequências e, acima de tudo, como evitar esse tipo de problema. Além disso, apresentamos orientações práticas com base na realidade das empresas atendidas pela VRF Contabilidade.

O que é o sublimite do Simples Nacional?

Antes de entender o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional, é necessário compreender o conceito de sublimite. Trata-se de um limite estabelecido dentro do próprio Simples Nacional para que as empresas possam manter o recolhimento do ICMS (estadual) e do ISS (municipal) dentro do regime.

Atualmente, o limite máximo de faturamento para empresas do Simples Nacional é de R$4,8 milhões anuais. No entanto, existe um sublimite de R$3,6 milhões que, se ultrapassado, obriga a empresa a recolher ICMS e ISS fora do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Assim sendo, esse detalhe pode passar despercebido por muitos gestores, mas faz toda a diferença na prática tributária.

Quando ocorre o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional?

O desenquadramento do sublimite do Simples Nacional ocorre quando a receita bruta acumulada da empresa ultrapassa o valor de R$3,6 milhões nos últimos 12 meses. Isso não significa que a empresa será excluída do Simples Nacional, mas sim que deverá fazer o recolhimento separado do ICMS e do ISS.

Esse desenquadramento se torna obrigatório nos seguintes casos:

• Quando a receita bruta ultrapassa R$3,6 milhões no ano-calendário anterior;
• Quando o faturamento ultrapassa esse valor durante o próprio ano-calendário.

Como resultado, o efeito do desenquadramento passa a valer a partir do mês seguinte ao da ocorrência.

Quais as consequências do desenquadramento do sublimite?

O desenquadramento do sublimite do Simples Nacional traz consequências tanto fiscais quanto operacionais para a empresa. Veja os principais impactos:

• A empresa continua no Simples Nacional, mas precisa recolher ICMS e ISS por fora do DAS;
• A obrigatoriedade de entregar declarações acessórias estaduais e municipais, como GIA, EFD-ICMS/IPI e DMS;
• O aumento da complexidade na apuração de tributos e no controle financeiro;
• A necessidade de adequar processos contábeis e fiscais imediatamente, sob risco de multas por descumprimento.

Portanto, é essencial que a contabilidade esteja atenta ao monitoramento do faturamento mensal da empresa.

Como evitar o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional?

Evitar o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional exige planejamento tributário e acompanhamento frequente da receita bruta da empresa. Então, a seguir, listamos algumas práticas recomendadas:

• Acompanhar mensalmente o faturamento bruto acumulado nos últimos 12 meses;
• Contar com um sistema de gestão financeira atualizado e integrado à contabilidade;
• Realizar um planejamento tributário anual, projetando cenários de crescimento e suas consequências fiscais;
• Avaliar, com o apoio de um contador, se vale a pena continuar no Simples Nacional ou migrar para outro regime;
• Ter um contador que atue como consultor e não apenas como responsável por obrigações legais.

O que muda com o desenquadramento do sublimite?

Após o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional, a empresa continua no Simples, mas perde a praticidade do recolhimento unificado de todos os tributos. Portanto, isso significa:

• Emissão de guias separadas para ICMS (junto à Secretaria da Fazenda do Estado) e ISS (junto à Prefeitura);
• Ajustes nos sistemas de emissão de notas fiscais;
• Mudanças no cálculo do preço de venda, já que os custos com tributos aumentam;
• Risco de penalidades caso o recolhimento fora do DAS não seja feito corretamente.

Dessa maneira, essas mudanças podem gerar confusão e retrabalho se não forem bem planejadas. Por isso, empresas com suporte contábil adequado saem na frente.

Como o planejamento tributário pode ajudar?

O planejamento tributário é uma ferramenta fundamental para evitar o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional, visto que possibilita:

• Antecipar o aumento da receita e preparar ações preventivas;
• Avaliar regimes alternativos, como Lucro Presumido, que podem ser mais vantajosos conforme a atividade e margem de lucro;
• Estruturar a empresa em mais de um CNPJ, quando permitido, para diluir o faturamento;
• Organizar despesas dedutíveis e práticas legais que otimizem a carga tributária.

O que fazer se a empresa for desenquadrada do sublimite?

Se o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional já aconteceu, então é importante agir rapidamente e com estratégia. Os passos recomendados são:

• Primeiramente, adequar o sistema de emissão de notas fiscais para destacar ICMS e ISS corretamente;
• Em seguida, emitir guias específicas conforme o estado e município;
• Posteriormente, ajustar a contabilidade para o novo formato de apuração;
• Além disso, reunir-se com a contabilidade para revisar processos e definir novos protocolos de operação.

Portanto, é fundamental revisar os preços dos produtos ou serviços oferecidos, considerando o novo custo tributário. Dessa forma, é possível manter a competitividade mesmo diante do novo cenário.

Exemplos práticos: como evitar problemas futuros?

Por exemplo, imagine um restaurante que, nos últimos meses, viu seu faturamento saltar devido ao aumento da clientela. Ao ultrapassar os R$3,6 milhões, ele continua no Simples, mas precisa recolher ICMS separadamente.

Com o apoio de uma contabilidade, esse restaurante poderia:

• Ser alertado com antecedência sobre o risco do desenquadramento;
• Receber orientação para adaptar seu sistema de emissão de notas fiscais;
• Contar com suporte para cálculo e pagamento correto do ICMS/ISS fora do DAS;
• Ajustar preços e margem de lucro de forma estratégica.

Assim sendo, é possível transformar um cenário desafiador em uma oportunidade de crescimento bem estruturado.

Quando vale a pena continuar no Simples mesmo com o desenquadramento?

Em alguns casos, mesmo após o desenquadramento do sublimite do Simples Nacional, o regime do Simples pode continuar sendo a melhor opção. Isso depende de acordo com alguns fatores:

• A natureza da atividade e sua carga tributária nos outros regimes;
• O porte da empresa e sua estrutura administrativa;
• O volume de despesas operacionais que podem ser deduzidas em outros regimes.

Portanto, a escolha ideal depende de uma análise profunda, que leve em consideração números reais e projeções futuras. É nesse ponto que uma contabilidade consultiva faz toda a diferença.

VRF Contabilidade: Soluções eficientes para evitar complicações tributárias

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